Duomenų apsauga

Esant įprastoms įdarbinimo sąlygoms, TMHB saugos ir tvarkys asmeninę darbuotojų informaciją bei naudos tokią informaciją įvairiais tikslais. Ši informacija yra skirta asmenims, kurie nori dirbti bet kurioje iš „Toyota Material Handling Europe“ (TMHE) grupės bendrovių. Informacija apie darbo ieškančius asmenis vadinama „asmens duomenimis“.

Kokius asmens duomenis laiko ir naudoja TMHB?

Asmens duomenis mums gali pateikti darbo ieškantis asmuo arba juos galima gauti iš kitų šaltinių. Tokie asmens duomenys, bendrai kalbant, gali būti sugrupuoti į toliau nurodytas kategorijas:

• tapatybės nustatymo duomenys, pavyzdžiui, vardas, pavardė, naudotojo identifikacijos numeris, slaptažodis (jei prašymas teikiamas per svetainę), pilietybė, gimimo data;
• kontaktinė informacija, pavyzdžiui, adresas ir telefono numeris;
• su įdarbinimu susijusi informacija, pavyzdžiui, informacija apie ankstesnę darbo patirtį (įskaitant ankstesnių darbdavių rekomendacijas), kvalifikacijos ir darbo istorija, išsilavinimas, kalbų įgūdžiai, profesiniai įgūdžiai ir gebėjimai, narystė profesinėse organizacijose, dalyvavimas bendruomenės veikloje, geografinio mobilumo interesai bei vadovų paieškos arba įdarbinimo agentūrų ataskaitos (kai taikoma);
• užrašai iš darbo pokalbių; ir
• komunikacijos informacija, pavyzdžiui, el. laiškų turinys.

Kodėl laikome ir naudojame asmens duomenis?

Pagrindinis asmens duomenų naudojimo tikslas yra suvaldyti mūsų personalo įdarbinimo procesą įvairioms pareigoms TMHE grupėje. Duomenys naudojami bendrauti su darbo ieškančiu asmeniu, įvertinti asmenų darbo prašymus atsižvelgiant į reikiamas kvalifikacijas, atrinkti susijusius darbo ieškančius asmenis. Be to, asmens duomenys yra sprendimo priėmimo pagrindas. Asmens duomenys taip pat gali būti naudojami siekiant atitikti su įdarbinimu susijusius reikalavimus arba sukoordinuoti darbo prašymus bendrovės viduje tarp susijusių TMHE bendrovių.

Kokiu pagrindu laikome ir naudojame asmens duomenis?

Kai teikiamas darbo prašymas bet kuriai TMHE grupės bendrovei, darbo ieškantis asmuo taip pat turi pateikti sutikimą TMHB naudoti visą darbo prašyme esančią informaciją, informaciją, pateiktą papildomuose dokumentuose, bei informaciją, surinktą per darbo pokalbį. TMHB taip pat gali naudoti viešai prieinamus asmens duomenis, pavyzdžiui, informaciją, pateiktą socialinėje žiniasklaidoje, remiantis teisėtais interesais, kai vertinama, kas geriau tinka konkrečioms pareigoms: darbo ieškantis asmuo ar kitas kandidatas.

Prieiga prie asmens duomenų, kuri suteikiama ne TMHB

TMHB gali perduoti savo darbo ieškančių asmenų arba kitų galimų kandidatų asmens duomenis trečiosioms šalims dėl toliau nurodytų priežasčių.
• TMHE grupėje: asmens duomenys gali būti perduodami tarp TMHE grupės bendrovių, jei to reikia dėl įdarbinimo proceso.
• Pardavėjai: ŽI skyrius gali naudoti išorines IT sistemas arba paslaugas, teikiamas trečiųjų šalių pardavėjų, kad būtų palengvintas įdarbinimo procesas. Tokie pardavėjai gali turėti prieigą prie asmens duomenų, kad būtų galima naudotis konkrečia sistema arba paslauga. Tokiai jų prieigai galioja atitinkamos duomenų tvarkymo sutartys, sudarytos tarp TMHB ir pardavėjo.

Asmens duomenys gali būti pateikti šalims, kurios yra įsikūrusios už Europos ekonominės erdvės (EEE) ribų, pavyzdžiui, jei darbo ieškantis asmuo teikia prašymą dėl pareigų bendrovėje, priklausančioje TMHE grupei ir įsikūrusioje už EEE ribų. Tokiais atvejais užtikriname, kad asmens duomenims būtų taikomos priemonės, suteikiančios tinkamą apsaugos lygį, kaip numatyta ES duomenų apsaugos teisės aktuose (pavyzdžiui, ES bendrajame duomenų apsaugos reglamente – BDAR).

Kiek laiko saugomi asmens duomenys?

TMHB arba trečiosios šalys mūsų vardu saugo asmens duomenis tik tokį laiko tarpą, kuris yra būtinas siekiant įgyvendinti įsipareigojimus, ir griežtai tik tokį laiko tarpą, kokio reikia, kad būtų pasiekti tikslai, kuriems informacija buvo surinkta. Asmens duomenys bus pašalinti iš mūsų įrašų arba tinkamai paversti anoniminiais, kai jų nebereiks. Pagrindinis principas – asmens duomenys, susiję su darbo prašymu, bus ištrinti, kai bus priimtas sprendimas dėl darbo vietos ir kai pasibaigs laikas, skirtas teikti apeliaciją arba kitaip prieštarauti priimtam sprendimui. Ilgesnis saugojimo laikotarpis gali būti taikomas atsarginėms asmens duomenų kopijoms, kurios daromos dėl saugumo priežasčių. Tačiau tokiu atveju prieiga prie asmens duomenų yra itin apribojama.

Kokias teises turi privatūs asmenys?

Mums suteiktas sutikimas laikyti arba kitaip naudoti asmens duomenis gali būti bet kada atsiimtas. Be to, privatūs asmenys turi toliau nurodytas teises.

i. Prieigos teisė: privatūs asmenys turi teisę klausti, ar mes turime asmens duomenų apie juos, ir, jei turime, prašyti informacijos apie tai, kokius asmens duomenis turime. Mes taip pat turime atsakyti į klausimus, inter alia, kodėl naudojame asmens duomenis, kokius asmens duomenis turime ir kam esame suteikę prieigą prie jų. Tačiau tai nėra absoliuti teisė, nes kitų asmenų interesai gali riboti prieigos teisę.
ii. Ištaisymo teisė: mes privalome ištaisyti netikslius asmens duomenis arba papildyti duomenis, kurie yra neišsamūs, jei mūsų to paprašoma.
iii. Teisė prašyti ištrinti duomenis (teisė būti pamirštam): esant kai kurioms aplinkybėms, mes privalome ištrinti asmens duomenis, jei to paprašo susijęs asmuo.
iv. Tvarkymo sustabdymo teisė: esant kai kurioms aplinkybėms, mes privalome apriboti asmens duomenų naudojimą, jei to paprašo susijęs asmuo. Tokiais atvejais mes galime naudoti duomenis tik tam tikrais ribotais tikslais, numatytais įstatymu.
v. Duomenų perkeliamumo teisė: esant tam tikroms aplinkybėms, privatūs asmenys turi teisę gauti savo asmens duomenis, prie kurių turime prieigą, susistemintu, dažnai naudojamu ir elektroniniu formatu. Tokie asmenys taip pat turi teisę perduoti tokius duomenis kitam juridiniam vienetui be apribojimų.
i. Prieštaravimo teisė: kai kuriais atvejais privatūs asmenys turi teisę prieštarauti tam, kad mes renkame jų asmens duomenis. Tuomet mums gali tekti nutraukti asmens duomenų naudojimą.

Susisiekite su TMHB

Jei norite, kad TMHB pateiktų daugiau informacijos arba atsakytų į prašymus pasinaudoti minėtomis teisėmis, tokie prašymai gali būti siunčiami mūsų kontaktiniam asmeniui arba el. paštu:
HR@baltic.toyota-industries.eu
Galiausiai – nepamirškite, kad, jei tik norite, visada turite teisę pateikti skundą atitinkamai duomenų apsaugos institucijai, pavyzdžiui, Duomenų apsaugos inspekcija.