Datu aizsardzība

Standarta atlases procedūras gaitā TMHB saglabās un apstrādās personīgu informāciju par privātpersonām, kā arī izmantos šo informāciju dažādiem nolūkiem. Šī informācija ir paredzēta personām, kuras piesakās amatam jebkurā Toyota Material Handling Europe Group (TMHE) uzņēmumā. Informāciju par pretendentiem dēvē par „personas datiem”.

Kāda veida personas datus TMHB saglabā un izmanto?

Personas datus mēs varam saņemt no amata pretendenta vai citiem avotiem. Tādus personas datus var iedalīt šādās kategorijās:

• identifikācijas dati, piemēram, vārds, lietotāja identifikators, parole (ja jūs piesakāties, izmantojot mūsu tīmekļa vietnes), pilsonība un dzimšanas dati;
• kontaktinformācija, piemēram, adrese un tālruņa numurs;
• ar atlasi saistīta informācija, piemēram, informācija par iepriekšējo darba pieredzi (tostarp iepriekšējo darba devēju atsauksmes), kvalifikācijas un nodarbinātības vēsture, izglītība, valodu prasmes, profesionālās prasmes un talanti, profesionālā dalība, iesaiste sabiedriskajā darbā, interese par ģeogrāfisko mobilitāti un vadības atlases vai nodarbinātības firmu ziņojumi (attiecīgā gadījumā);
• intervijas pieraksti; un
• saziņas informācija, piemēram, e-pasta saturs.

Kāpēc mēs saglabājam un izmantojam personas datus?

Galvenais personas datu izmantošanas nolūks ir dažādiem amatiem atbilstīga personāla atlases procesa pārvaldīšana TMHE. Dati tiek izmantoti saziņai ar pretendentu, lai novērtētu atsevišķu pieteikumu atbilstību attiecīgajai kvalifikācijai un veiktu piemērotāko pretendentu atlasi, pamatojot pieņemto lēmumu ar konkrētiem datiem. Personas datus var izmantot jebkādu ar nodarbinātību saistītu prasību izpildei un pieteikumu iekšējai koordinēšanai starp dažādiem TMHE uzņēmumiem.

Uz kāda pamata mēs saglabājam un izmantojam personas datus?

Piesakoties darbā jebkurā TMHE uzņēmumā, pretendents sniedz savu piekrišanu, ļaujot TMHB izmantot pieteikumā ietverto informāciju, kā arī papildu dokumentus un informāciju, kas mums tiek sniegta intervijas laikā konkrētās atlases nolūkiem. TMHB var izmantot arī publiski pieejamus personas datus, piemēram, sociālajos medijos pieejamo informāciju, pamatojoties uz likumīgu interesi, novērtēt, vai pretendents vai cits potenciālais kandidāts ir piemērots konkrētajam amatam.
Trešo personu, kas nav TMHB, piekļuve personas datiem
TMHB var pārsūtīt ar pretendentiem vai citiem potenciālajiem kandidātiem saistītus personas datus trešajām personām šādu iemeslu dēļ:

• TMHE ietvaros: personas datus var pārsūtīt starp dažādiem TMHE uzņēmumiem, ja tas ir nepieciešams atlases procesā.
• Piegādātājiem: personāldaļa atlases procesa atbalstam var izmantot ārējas IT sistēmas vai pakalpojumus, ko nodrošina trešās personas. Personas dati var būt pieejami šādiem piegādātājiem izmantošanai konkrētu sistēmu vai pakalpojumu piegādes nolūkiem un atbilstīgi attiecīgiem datu apstrādes līgumiem starp TMHB un piegādātāju.

Personas datus var nodot personām, kuras atrodas ārpus Eiropas Ekonomiskās zonas, piemēram, ja pretendents piesakās darbam TMHE uzņēmumā, kas atrodas ārpus EEZ. Šādos gadījumos mēs nodrošināsim, lai personas datiem tiktu piemēroti pasākumi, kas nodrošina ES privātuma tiesību aktos (piemēram, Vispārīgajā datu aizsardzības regulā) noteiktajām prasībām pielīdzināmu aizsardzības līmeni.

Cik ilgi saglabā personas datus?

Personas datus saglabā TMHB vai citas personas mūsu vārdā, bet tikai tiktāl, ciktāl tas ir nepieciešams mūsu saistību izpildei, un tikai tik ilgi, lai sasniegtu nolūkus, kādiem informācija tika iegūta. Kad personas dati vairs nav vajadzīgi, tos dzēš no mūsu ierakstiem vai attiecīgi anonimizē. Galvenais princips ir tāds, ka ar darba pieteikumu saistīti personas dati tiek dzēsti, tiklīdz ir pieņemts lēmums par attiecīgo amatu un ir beidzies piemērojamais periods lēmuma pārsūdzēšanai vai apstrīdēšanai. Personas datu kopijas, kas tiek veidotas drošības nolūkā, var glabāt ilgāk. Tomēr šādā gadījumā piekļuve personas datiem ir stingri ierobežota.

Kādas ir privātpersonas tiesības?

Piekrišanu saglabāt vai citādi izmantot personas datus vienmēr var atsaukt. Turklāt privātpersonām ir šādas tiesības:

i. Piekļuves tiesības Privātpersonām ir tiesības uzzināt, vai mūsu rīcībā ir viņu personas dati, un apstiprinošas atbildes gadījumā lūgt par tiem informāciju. Mums arī ir pienākums atbildēt uz jautājumiem, cita starpā, kāpēc mēs izmantojam personas datus, konkrētu informāciju, kādi dati ir mūsu rīcībā un kam mēs esam snieguši piekļuvi datiem. Tomēr šīs tiesības nav absolūtas, un citu personu intereses var šādas piekļuves tiesības ierobežot.
ii. Tiesības labot Pēc pieprasījuma mums ir pienākums labot nepareizus vai papildināt nepilnīgus personas datus.
iii. Tiesības uz dzēšanu (tiesības „tikt aizmirstam”) Noteiktos apstākļos mums ir pienākums dzēst personas datus pēc attiecīgās personas pieprasījuma.
iv. Tiesības ierobežot apstrādi Noteiktos apstākļos mums ir pienākums ierobežot personas datu izmantošanu pēc attiecīgās personas pieprasījuma. Šādā situācijā mēs varam izmantot datus tikai noteiktos, ierobežotos un likumā paredzētos gadījumos.
v. Tiesības uz datu pārnesamību Noteiktos apstākļos privātpersonām var būt tiesības saņemt savus mums pieejamos personas datus strukturētā, vispārpieņemtā un mašīnlasāmā formātā, tādā gadījumā minētajām personām var būt tiesības netraucēti nodot šos datus citai struktūrvienībai.
i. Tiesības iebilst Dažos gadījumos privātpersonām ir tiesības iebilst pret to, ka mēs izmantojam viņu personas datus. Tādā gadījumā mums var būt pienākums pārtraukt personas datu izmantošanu.

Saziņa ar TMHB:

Ja vēlaties, lai TMHB sniedz jums papildu informāciju vai atbild uz pieprasījumiem, īstenojot iepriekš aprakstītās tiesības, šādus pieprasījumus varat sūtīt savai kontaktpersonai vai uz šādu e-pasta adresi:
HR@baltic.toyota-industries.eu
Visbeidzot, atcerieties, ka, ja vēlaties, jūs vienmēr varat iesniegt sūdzību attiecīgajā datu aizsardzības iestādē, piemēram Datu valsts inspekcijā.