Andmekaitse

TMHB säilitab ja töötleb tavapärase värbamise käigus inimeste isikuandmeid ning kasutab seda teavet mitmesugustel eesmärkidel. See teave on mõeldud neile, kes kandideerivad tööle ükskõik millisesse kontserni Toyota Material Handling Europe (edaspidi: TMHE) firmasse. Teavet konkreetsete kandidaatide kohta nimetatakse isikuandmeteks

Milliseid isikuandmeid TMHB säilitab ja kasutab?

PMe võime isikuandmeid saada kandidaadilt ja teistest allikatest. Neid isikuandmeid võib üldiselt rühmitada järgmistesse kategooriatesse:
• identifitseerimisandmed, näiteks nimi, kasutaja ID, parool (kui te kandideerite meie veebisaidi kaudu), kodakondsus ja sünnikuupäev;
• kontaktandmed, näiteks aadress ja telefon;
• värbamisega seotud teave, näiteks teave varasema töökogemuse kohta (sh eelmiste tööandjate soovitused), kvalifikatsiooni ja töökohtade, haridusliku tausta, keeleoskuse, erialaste oskuste ja annete, erialaliitudesse kuulumise, ühiskondliku aktiivsuse ja geograafilist liikuvust puudutavate soovide kohta ning aruanded värbamisfirmadelt (kui see on kohalduv);
• vestluse märkmed;
• suhtluse üksikasjad, näiteks e-kirjade sisu.

Miks me isikuandmeid säilitame ja kasutame?

Isikuandmete kasutamise peamine põhjus on TMHEsse personali värbamise protsessi haldamine. Andmeid kasutatakse kandidaadiga suhtlemiseks, avalduste võrdlemiseks nõutava kvalifikatsiooniga, sobivate kandidaatide vahel valimiseks ja otsuse langetamiseks. Isikuandmeid võidakse kasutada ka töösuhtega seotud nõuete täitmiseks või avalduste sisemiseks koordineerimiseks asjasse puutuvate kontserni TMHE firmade vahel.

Milline on meie alus isikuandmete säilitamiseks ja kasutamiseks?

Ükskõik millisesse kontserni TMHE firmasse tööle kandideerides annab kandidaat TMHB ühtlasi nõusoleku kogu avalduses ja sellele lisatud dokumentides sisalduva ning vestluse käigus esitatud teabe kasutamiseks konkreetse värbamise jaoks. TMHB võib kasutada ka avalikke isikuandmeid, näiteks suhtlusvõrkudes kättesaadavat teavet, kuna tal on õigustatud huvi hinnata, kas avalduse esitanud või muu kandidaat sobib konkreetsele ametikohale.

Juurdepääs isikuandmetele teiste poolt peale TMHB

TMHB võib edastada avalduse esitanud või muude kandidaatide isikuandmeid kolmandatele pooltele järgmistel põhjustel.
• TMHE raames: isikuandmeid võidakse edastada TMHE firmade vahel, kui see on vajalik värbamisprotsessi jaoks.
• Edasimüüjad: personaliosakond võib kasutada värbamisprotsessi toetamiseks kolmandatest pooltest edasimüüjate IT-süsteeme või teenuseid. Neile edasimüüjatele võidakse teha isikuandmed kättesaadavaks, et kasutada neid konkreetse süsteemi või teenuse jaoks, ning TMHB ja edasimüüja sõlmivad selle kohta vastavad andmetöötluslepingud.

Isikuandmeid võidakse edastada väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda (EMP) asuvatele pooltele, näiteks kui kandidaat kandideerib ametikohale TMHE firmas, mis ei asu EMPs. Neil juhtudel tagame, et seoses isikuandmetega rakendatakse meetmeid, mis tagavad ELi andmekaitset puudutavates õigusaktides (nagu näiteks ELi isikuandmete kaitse üldmääruses) sätestatuga võrdse kaitse.

Kui kaua isikuandmeid säilitatakse?

TMHB või teised meie nimel tegutsevad pooled säilitavad isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik meie kohustuste täitmiseks või nende eesmärkide saavutamiseks, milleks teavet koguti. Kui isikuandmeid ei lähe enam vaja, siis kustutame need või anonümiseerime nõuetekohaselt. Peamine põhimõte on see, et avaldusega seotud isikuandmed kustutatakse kohe, kui töökoha suhtes on otsus tehtud ja on möödunud võimalik otsuse vaidlustamise periood. Turvakaalutlustel tehtavaid isikuandmete varukoopiaid võidakse säilitada kauem. Sellisel juhul on aga juurdepääs isikuandmetele äärmiselt piiratud.

Millised on eraisikute õigused?

Meile antud nõusoleku isikuandmete säilitamiseks või kasutamiseks võib alati tagasi võtta. Lisaks on eraisikutel järgmised õigused.

i. Õigus tutvuda andmetega. Eraisikul on õigus küsida, kas meil on tema kohta isikuandmeid, ning kui on, siis nõuda teavet selle kohta, millised isikuandmed meil on. Me vastame ka küsimustele muu hulgas selle kohta, miks me isikuandmeid kasutame, ning anname üksikasjalikult teada, millised andmed meil on ja kellele oleme andnud neile juurdepääsu. See ei ole aga absoluutne õigus ning teiste isikute huvide tõttu võib andmetega tutvumise õigus olla piiratud.
ii. Õigus andmete parandamisele. Me peame nõudmisel parandama ebakorrektsed isikuandmed ja täiendama puudulikke.
iii. Õigus andmete kustutamisele („õigus olla unustatud“). Teatud asjaoludel peame asjasse puutuva isiku nõudmisel isikuandmed kustutama.
iv. Õigus isikuandmete töötlemise piiramisele. Teatud asjaoludel peame asjasse puutuva isiku nõudmisel piirama meiepoolset isikuandmete kasutamist. Sellistel juhtudel võime kasutada andmeid ainult seaduses sätestatud piiratud eesmärkidel.
v. Andmete ülekandmise õigus. Teatud asjaoludel on eraisikutel õigus saada oma isikuandmeid, millele meil on juurdepääs, struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ja masinloetaval kujul. Neil isikutel on seejärel õigus edastada need andmed ilma meiepoolsete takistusteta teisele üksusele.
i. Õigus esitada vastuväiteid. Mõnel juhul on eraisikutel õigus esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele. See võib tähendada, et peame isikuandmete töötlemise lõpetama.

Võtke ühendust TMHB:

Kui te soovite, et TMHB annaks teile lisateavet või vastaks eespool kirjeldatud õiguste kasutamise taotlustele, võite need taotlused saata meie kontaktisikule või e-postiga aadressil:
HR@baltic.toyota-industries.eu
Lõpetuseks – pidage meeles, et soovi korral on teil alati õigus esitada kaebus pädevale andmekaitseasutusele, näiteks Andmekaitse Inspektsioon.